知って便利！家庭内のパソコンの中のフォルダ整理整頓術

コロナウイルスの勢いがますます強くなっていますね。

在宅勤務の増加で、パソコンに向き合う時間が増えた！という方も多くいらっしゃるかと思います。

使用時間が伸びていると同時にパソコン内やオンラインストレージの容量が一気に増えることもあるのではないでしょうか。

今回の記事では、パソコン内・オンラインストレージ内のフォルダの整理整頓のコツについてご紹介いたします。

１. フォルダ整理で、業務効率アップ！

パソコンを整理整頓することで、業務効率がアップする可能性があります。
その前に、まずは前提になる整理整頓の意味についてお話しします。

①整理整頓の意味とは

突然ですが「整理整頓」の意味についてご存知ですか？

整理整頓は「整理」「整頓」の２語が合わさって出来ています。
それぞれ同じような意味だと思っていませんか？

・整理：「要るもの」「要らないもの」「急がないもの」を分けて、要らないものを処分すること
・整頓： 必要なものをいつでもすぐに取り出せるようにすること

それぞれ意味合いが違う言葉なのです。

パソコンで扱うファイルやフォルダに関しても、「整理」と「整頓」をすることで、効率化という効果が期待できるわけです。

②整理整頓することによる効果は大きい

一般的によく言われているのが、「管理されているファイルが多くなればなるほど、フォルダ階層や構成が複雑化する」ということです。

業務を遂行する上で、「どこにどのファイルが保管されているか分からない…」という状態に陥ると、時間が余計に掛かってしまいます。

逆説的に考えると、「フォルダ管理を効率的に行うことで、業務効率が向上する可能性が高まる」とも言えます。

生活の身近な一場面に例えると、今日着ていきたいお気に入り靴下がない！、となったら探すのにそれ以外の準備が予定的に後ろへ繰り延べになってしまいます。

これが最初から靴下を用途別に一目でわかるようにしまってあれば、スムーズに他の準備ができます。

パソコンのフォルダ整理も同じで、業務遂行に関連するファイルとフォルダが見やすく整理整頓されていることで、業務がスムーズに進むようになります。

また、「探しているファイルが見つからない」ということで、イライラ感を募らせたり、消していたらどうしようという不安感を抱いたりするというリスクを減らすことも出来ます。

２. パソコンのフォルダの整理整頓方法

それでは、具体的な整理整頓方法の話に入りましょう。

１.フォルダは３階層まで

フォルダの階層をあまり深くしないことが大切です。

「フォルダは３階層まで」というルールを決めるという方法があります。

加えて、ファイル名に番号を振るなど「規則性を持たせる」ことで、ファイルやフォルダに辿り着くまでの時間を大幅にカットすることが出来ます。

この記事では割愛しますが、「ファイル名に連番を一気にふる方法」もありますので、興味のある方はぜひ調べてみてくださいね。

２.こまめにファイルを廃棄

今後使わないファイルやフォルダは、思い切って廃棄することが大切です。

いつまでも古いファイルが残っていることで「今探している本当に大切なファイルが探し出せない」という不利益を被ることが減ります。

では、「今後使うかもしれなくて捨てられない…」など捨てるか捨てないかの線引きが難しいファイルやフォルダは、どのように取り扱うと良いのでしょうか？

これは「一時保管のフォルダ」にまとめおくことをおすすめします。
こうすることで、廃棄する前の動作へのワンクッションとなります。

３.エクセルを活用

ファイルやフォルダの整理整頓に、エクセルを使うことで効率化が期待できます。

フォルダの階層を３階層までに決めたりといった工夫を施しても、元々のファイルやフォルダの数が膨大な場合は、より合理的な方法で管理する必要があります。

皆さんはExcelのマクロ機能(設定した複数の操作を一度に行う機能)の「VBA」を使用されたご経験はありますか？
VBAとは「(V)isual (B)asic for (A)pplications」の略で、Excelのマクロ機能に使われているプログラミング言語のことを指します。

VBAはプログラミング言語ですので、非常に奥が深いです。

ただ、このVBAを使いこなせると業務の改善にも役立ちますし、他の業務に関しても応用が利く可能性があります。

難しく感じるかもしれませんので、挑戦してみたいという方はぜひ！

詳しくは以下の参考サイトをご覧ください。

参考サイト