仕事にも効く上手な書類の整理法

「自分が子供だった頃にも、学校から受け取って帰る書類の整理整頓に苦労しました」。
　
こういうような悩みを抱えていらっしゃるママさん、パパさんもいらっしゃるかもしれません。

仕事でも、家庭でも、相変わらず、次から次へと書類を頂く一方で、同時並行で処分もしなければなりません。

そんな時に、書類のファイリング技術の知識があれば、少しずつ負担感が減ってくると考えられます。

そこで、今回はファイリングのコツやファイリングに便利なアイテムをご紹介します。

１、ファイリングのコツ

ファイリングを上手に行うコツは以下の通りです。

①　分別してその都度処分。
新しい書類は、処分しなければ次から次へと増えていきます。

新しい書類を受け取るたびに、ファイリングするものと、捨てるものを分別することが最短最速の整理術です。

書類が溜まって山のようになると、片付けるのが億劫になることがあります。

「現状以上には溜めない」と決めることが解決への第一段階です。

②　将来的に必要になりそうなものは、pdf化する。
将来的に１００％使わないという明確な目途が立つ書類ならば、処分は簡単です。

「ひょっとしたら、ちょっと作り直せば新しく使えるかも？」

「将来的に確認する必要が出るかもしれない。」

少しでもそういった可能性がある書類は、パソコン等にスキャンしてpdfデータとして残すことで、かさばらない「ペーパーレス」な保管が出来ます。

２、紙のファイリングに大活躍なアイテム

　・ルーズリーフ仕様の穴あけ機（ルーズリーフ用ゲージパンチ）
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ファイリングする際に穴あけ機は必須アイテムです。

ルーズリーフ用ゲージパンチが通常の穴あけ機とは異なる点は、ルーズリーフの特徴である多くの穴を綺麗に開けられることです。

こちらの商品は、用紙サイズごとに適切に穴をあけられる定規が付いています。

　・４０ポケット式のクリアファイル
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こまごまとしたA4サイズ以下の書類を案件ごとに保管するのであれば、１００均でも売っているよくあるタイプの４０ポケット式のクリアファイルも活用できます。

１ポケットあたり１案件ならば、４０件分の案件の書類を分類することが出来ます。　　

　・ルーズリーフ用のファイル
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ルーズリーフ用ゲージパンチで穴をあけた書類を、まとめるためのファイルです。

ルーズリーフ仕様の紙をしっかり閉じることができます。

ファイルの中身を定期的に見直して、同時に処分を進めれば仕事の確認と「書類の処分」が同時に行えます。

　・はさむだけファイル
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「バーチカル」という形式のはさむだだけのファイルです。

穴をあけてしまった紙は経費節減用の裏紙としては使えなくなってしまいます。

挟むだけのファイルは、そういった従来のファイリングの弱点をカバーする商品です。